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Excel（數(shù)據(jù)表格工具）和PPT（圖形展示工具）是職場(chǎng)人士最常用的兩個(gè)office工具。
各位職場(chǎng)朋友，你用哪個(gè)更多一些？如果你的大部分時(shí)間在用Excel，那你用的是工具的工具。是的，工具也有高下。一個(gè)最常見的現(xiàn)象是：部下準(zhǔn)備了一份Excel工具被上司貼到PPT里向他的上層作演示報(bào)告了。
“革命不分貴賤，工作不分高下”。這句話是當(dāng)官的忽悠人的，好讓你永遠(yuǎn)為他準(zhǔn)備Excel。
今天就講講這兩者的進(jìn)階區(qū)別，從Excel到PPT對(duì)應(yīng)的進(jìn)階關(guān)系。
1 從數(shù)據(jù)到故事
這是從內(nèi)容上講的。一個(gè)Excel表上有成千上萬(wàn)條數(shù)據(jù)，甚至一個(gè)文件里有好幾個(gè)附表，中間數(shù)據(jù)相互引用，公式套公式的。可是，做完這些數(shù)據(jù)之后，你能提煉出一二句關(guān)鍵訊息嗎？
下面這張表是我以前公司的下屬發(fā)給我的，十個(gè)產(chǎn)品，分別有十張附表。我告訴我的下屬：將這十張圖貼到十張PPT里，然后對(duì)每一張圖寫一個(gè)一句話總結(jié)，在過去的12個(gè)月里，發(fā)生在每個(gè)產(chǎn)品上的故事是什么？
經(jīng)過幾個(gè)來回的討論與修正，最后我們提煉出了這樣一句話：A產(chǎn)品在修正導(dǎo)入軌道之后，單位產(chǎn)出的上升帶來毛利的提升。
每個(gè)產(chǎn)品都有這樣的一個(gè)故事，考驗(yàn)的是數(shù)據(jù)以外的業(yè)務(wù)分析功力。To excel in Excel（在Excel上很出色）是不夠的，得在PowerPoint上讓每一個(gè)Point都有Power才行。
2 從個(gè)人到讀者
這是從溝通層面上講的。很多Excel做得很溜的人會(huì)花很多時(shí)間去做公式優(yōu)化，甚至用宏的高級(jí)功能做自動(dòng)化報(bào)告。但是，卻在一個(gè)舉手之勞但又很重要的細(xì)節(jié)上忽略了：用戶體驗(yàn)。比如，將小計(jì)數(shù)加總縮略成一行成為詳略可開關(guān)的展開收攏模式：將橫向的列寬調(diào)整一下以便讓所有數(shù)據(jù)放在一幀視窗之中，免去讀者拉鼠標(biāo)去看最右側(cè)的一二行數(shù)據(jù)；還有將公式的邏輯關(guān)系用簡(jiǎn)單的代數(shù)關(guān)系列在表頭讓大家一目了然……
蘋果手機(jī)的一項(xiàng)改進(jìn)，讓用戶開機(jī)時(shí)就有電量可以用，就這一項(xiàng)小小的改進(jìn)，讓很多用戶拋棄了其它品牌轉(zhuǎn)變?yōu)楣邸?/p>
Excel做的再好，那只是你個(gè)人的事，你IQ高。但你能進(jìn)入PPT的演示情景去構(gòu)想，比如，先在右上角將所有的縮寫或符號(hào)解釋一下，那你就擁有了一種換位思考的情商能力。
在一個(gè)日益強(qiáng)調(diào)協(xié)作的時(shí)代，沒有換位思考，基本上是一條腿在走路。
3 從能力到格局
這是從一個(gè)人的視野角度講的?？偨?jīng)理在說，我們的單位成本必須降30%，生產(chǎn)經(jīng)理便打開Excel一五一十地分析各項(xiàng)費(fèi)用的性質(zhì)。這時(shí)，我看到總經(jīng)理非常不屑的神情，毫不客氣地打斷道：你不用給我看這些數(shù)據(jù)，我知道你要說什么。我在講“要還是不要？”，你卻在跟我說“能還是不能？”。我要的是格局，不降這30%，明年我們會(huì)被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手趕出市場(chǎng)。你這是在能力的范圍打轉(zhuǎn)，所以只是跟自己在比，你比昨天的自己提升了10%，又怎樣呢？
很多公司在做預(yù)算時(shí)總是想不通，總部為何大刀一揮，砍個(gè)30%之類的。我在子公司做財(cái)務(wù)總監(jiān)時(shí)也想不通，直到有一天去了總部，做一份給董事會(huì)的《競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手比較分析》PPT時(shí)才搞明白，總部的指令是以市場(chǎng)為標(biāo)準(zhǔn)的。正因?yàn)榈聡?guó)公司的固定開銷比別人高，我們必須在生產(chǎn)效率上追回來。
順便說一下，PowerPoint并不是微軟自己開發(fā)的，而是靠視窗操作系統(tǒng)的用戶體驗(yàn)掙了大把的現(xiàn)金買來的。這就是一種商業(yè)格局。
當(dāng)然，不是說Excel不重要，而是要換個(gè)思路，用PPT的思維方式去想數(shù)據(jù)的最終呈現(xiàn)方式。由繁到簡(jiǎn)，在內(nèi)容上學(xué)會(huì)抽取與提煉；由外向內(nèi)，從讀者體驗(yàn)出發(fā)去改良格式；由大到小，從對(duì)大局的理解出發(fā)去布局?jǐn)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。
做Excel，卻玩出PPT的power，你離你上司的職位就不遠(yuǎn)了。
